DIČ živnostníka často obsahuje rodné číslo, které se může objevit na fakturách, ve veřejných registrech i mezi fakturačními údaji na webu. Od roku 2021 lze požádat o DIČ bez rodného čísla.
Na první pohled jde jen o běžný daňový údaj. U podnikajících fyzických osob ale může DIČ obsahovat rodné číslo, tedy osobní identifikátor, který většina lidí nechce zbytečně zveřejňovat.
Nejde o téma, které by řešil každý podnikatel hned při založení živnosti. V praxi se ale může stát důležité ve chvíli, kdy začnete pravidelně fakturovat, stanete se plátcem DPH nebo uvádíte kompletní fakturační údaje na webu.
Co je DIČ a proč ho živnostník používá
DIČ neboli daňové identifikační číslo slouží k identifikaci daňového subjektu vůči finanční správě. Používá se zejména při komunikaci s finančním úřadem, v souvislosti s DPH a při vystavování daňových dokladů.
U podnikatelů se často setkáváme se dvěma údaji: IČO a DIČ. IČO je identifikační číslo osoby a podnikatele identifikuje v podnikatelských registrech. DIČ je daňový identifikátor.
U právnických osob DIČ obvykle vychází z jejich IČO. U fyzických osob je ale běžně tvořeno rodným číslem. Prakticky tak může mít živnostník DIČ například ve tvaru CZ8001011234, tedy předponu CZ a za ní rodné číslo bez lomítka.
Proč je v DIČ často právě rodné číslo?
U podnikající fyzické osoby bylo rodné číslo dlouhodobě používáno jako obecný identifikátor. Proto se u živnostníků DIČ běžně tvoří právě z rodného čísla.
Na samotném přidělení takového DIČ není nic nestandardního, jde o zavedený způsob daňové identifikace fyzické osoby.
Problém vzniká až ve chvíli, kdy se DIČ začne používat mimo komunikaci s finanční správou. Tedy na fakturách, ve smlouvách, v obchodních podmínkách, v účetních systémech nebo na webových stránkách.
Plátci DPH a neplátci DPH
U plátců DPH je DIČ běžnou součástí daňových dokladů. Používá se při obchodní komunikaci a plátce DPH je podle něj možné dohledat také ve veřejných registrech.
U neplátců DPH se DIČ obvykle tak viditelně nepoužívá. Neplátce často vystupuje hlavně pod svým IČO. Přesto se DIČ může objevit v některých dokumentech, formulářích nebo systémech, pokud jej podnikatel používá.
Kde se z daňového údaje stává veřejný údaj
Rodné číslo v DIČ není problém jen kvůli samotným fakturám. U plátců DPH se DIČ běžně používá jako součást fakturačních údajů a je důležitým identifikačním údajem při vystavování daňových dokladů.
Živnostníci navíc na svých webech často uvádějí kompletní fakturační údaje provozovatele. Je to běžná zvyklost. Zákazník, dodavatel nebo obchodní partner tak snadno zjistí, kdo web provozuje a na koho se má obrátit.
Pokud je živnostník plátcem DPH, součástí těchto údajů zpravidla bývá také DIČ.
A právě tady se z daňového identifikátoru může stát údaj, který visí veřejně na webu. Pokud je DIČ tvořeno rodným číslem, zveřejňuje se spolu s ním i osobní identifikátor podnikatele.
Proč může být rodné číslo v DIČ problém
Rodné číslo není běžný obchodní údaj. Je to osobní identifikátor, který člověka provází celý život. Obsahuje informaci o datu narození a jednoznačně identifikuje konkrétní osobu.
Samotná znalost rodného čísla samozřejmě neznamená automaticky zneužití identity. Přesto platí jednoduchý princip: pokud není nutné rodné číslo zbytečně šířit, je lepší jej nešířit.
U fyzické osoby se přitom rodné číslo v DIČ může objevit na webu, v obchodních podmínkách, ve fakturách i v účetních systémech obchodních partnerů. Ne proto, že by ho podnikatel chtěl výslovně zveřejňovat, ale protože používá běžné DIČ přidělené fyzické osobě.
Co se jednou objeví veřejně nebo odejde obchodním partnerům, už se zpětně odstraňuje obtížně.
Jde to i jinak: DIČ bez rodného čísla
Od roku 2021 existuje možnost požádat finanční úřad o přidělení vlastního identifikátoru pro tvorbu DIČ. Tento vlastní identifikátor pak nahradí rodné číslo v kmenové části DIČ.
Výsledkem je, že podnikatel dál používá DIČ s předponou CZ, ale za ní už není jeho rodné číslo. Místo něj je použito číslo přidělené správcem daně.
Tato možnost se týká především podnikajících fyzických osob, které mají DIČ odvozené od rodného čísla a chtějí jeho používání v podnikání omezit.
Nejde o povinnost, ale o málo známou možnost, která může být pro část živnostníků praktická.
Jak o změnu požádat
Změna nezačíná automaticky. Podnikatel musí podat žádost na finanční úřad. Typicky jde o žádost o přidělení vlastního identifikátoru pro tvorbu DIČ.
Podat ji lze například datovou schránkou příslušnému finančnímu úřadu. V praxi může jít o poměrně stručné podání, pokud je z něj jasné, že podnikatel žádá právě o přidělení vlastního identifikátoru pro tvorbu DIČ.
V žádosti je vhodné uvést zejména:
- identifikaci podnikatele
- stávající DIČ
- že žádáte o přidělení vlastního identifikátoru pro tvorbu DIČ
- že cílem je nahrazení rodného čísla v kmenové části DIČ
- důvod žádosti, například omezení šíření rodného čísla v podnikatelské komunikaci
Není potřeba psát složitý právní rozbor. Důležité je, aby bylo z žádosti jasné, co podnikatel požaduje.
Po vyřízení žádosti finanční úřad přidělí nový identifikátor a podnikatel začne používat nové DIČ. Původní DIČ odvozené od rodného čísla se tím přestane používat pro nové doklady a další komunikaci.
Co nezapomenout upravit po změně DIČ
Samotné přidělení nového DIČ je jen první část. Druhá část je praktičtější: upravit všude tam, kde se staré DIČ používá.
Typicky půjde o fakturační systém, šablony faktur, účetní software, webové stránky, obchodní podmínky, smlouvy, e-mailové podpisy a údaje vedené u obchodních partnerů.
Právě fakturační systém je jedno z nejdůležitějších míst. Pokud podnikatel dál omylem vystavuje faktury se starým DIČ, zbytečně pokračuje ve zveřejňování údaje, kvůli kterému změnu pravděpodobně řešil.
U moderní fakturační aplikace by měla být změna DIČ jednoduchá. Přesto je vhodné po úpravě údajů zkontrolovat náhled faktury, aby bylo jisté, že se nové DIČ propisuje správně.
Vyplatí se to každému?
Změna DIČ nemusí být nutná pro každého živnostníka. Pokud podnikatel není plátcem DPH, DIČ zpravidla nikde neuvádí a v obchodním styku používá hlavně IČO, praktický dopad může být menší.
Naopak větší smysl může dávat u podnikatelů, kteří DIČ používají často a veřejně. Typicky jde o plátce DPH, provozovatele webů, e-shopů, konzultanty, freelancery nebo kohokoliv, kdo posílá větší množství faktur různým odběratelům.
Hlavní výhoda je jednoduchá: DIČ přestane obsahovat rodné číslo.
Nevýhodou je hlavně administrativa. Podnikatel musí podat žádost, počkat na vyřízení a následně aktualizovat údaje ve všech systémech a dokumentech. Není to zásadně složité, ale je potřeba to udělat pečlivě.
Shrnutí
DIČ živnostníka bylo dlouho vnímáno jako běžný daňový údaj, nad kterým se většina lidí příliš nezamýšlela. U fyzických osob ale často obsahuje rodné číslo, a tím se z běžného fakturačního údaje stává zároveň osobní identifikátor.
Možnost požádat o DIČ bez rodného čísla existuje od roku 2021, přesto o ní mnoho živnostníků neví. Přitom právě podnikatelé, kteří pravidelně fakturují nebo uvádějí kompletní fakturační údaje na webu, posílají své údaje širokému okruhu lidí a firem.
Změna DIČ není povinnost ani univerzální doporučení pro každého. Je to ale užitečná možnost pro ty, kteří chtějí mít své podnikatelské údaje lépe oddělené od rodného čísla a nechtějí jej zbytečně šířit přes faktury, weby, registry nebo obchodní dokumenty.
Zkušenost autora
Když jsem o přidělení vlastního identifikátoru pro tvorbu DIČ žádal já, byla tato možnost platná přibližně rok. Podle pracovníka finančního úřadu jsem byl první případ v daném okrese, který tímto způsobem řešili.
Neuvádím to jako důkaz, že jde o složitý nebo výjimečný postup. Spíš jako připomenutí, že i prakticky užitečná možnost může zůstat dlouho stranou pozornosti.