Archivační lhůty
Povinnost archivace dokladů vyplývá z §31 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví a §35 zákona č. 235/2004 Sb. o DPH. Délka archivace závisí na typu dokladu a lhůty se počítají od konce účetního období (roku), kterého se doklad týká.
| Typ dokladu | Délka archivace |
|---|---|
| Daňové doklady (pro DPH) | 10 let |
| Účetní závěrka | 10 let |
| Účetní doklady | 5 let |
| Účetní knihy | 5 let |
| Inventurní soupisy | 5 let |
| Mzdové listy | 30 let |
| Daňová evidence | minimálně 3 roky (doporučeno 10) |
Co archivovat
Archivovat je třeba:
- Vydané a přijaté faktury
- Pokladní doklady
- Bankovní výpisy
- Smlouvy
- Mzdovou dokumentaci
- Daňová přiznání a přílohy
- Inventurní zápisy
- Účetní závěrky
Forma archivace
Doklady můžete archivovat v papírové nebo elektronické podobě. Klíčové je zajistit:
- Čitelnost po celou dobu archivace
- Neporušenost obsahu
- Věrohodnost původu
- Dostupnost při kontrole
Papírová archivace
Doklady uchovávejte na suchém místě, chráněném před světlem a vlhkostí. Termopapír (účtenky) časem bledne – zvažte kopie nebo sken.
Elektronická archivace
Elektronické doklady (e-faktury) archivujte v elektronické podobě. Můžete archivovat i skeny papírových dokladů, ale je třeba zajistit jejich věrohodnost.
Požadavky na elektronickou archivaci
- Formát musí zůstat čitelný (PDF/A doporučen)
- Zálohování na více místech
- Ochrana před neoprávněným přístupem
- Možnost vyhledávání a exportu
Cloudové úložiště
Pro elektronickou archivaci využijte cloudové služby s automatickým zálohováním a verzováním. Ušetříte prostor a máte doklady dostupné odkudkoli.
⚖️ Upozornění
Při tvorbě tohoto článku věnujeme úsilí přesnosti a aktuálnosti informací. Nelze však vyloučit nepřesnosti nebo zastaralé údaje v důsledku změn legislativy.
Pokud si myslíte, že je v textu něco špatně, napište nám. Každý podnět prověříme a případně opravíme.
Důležité: Tento článek slouží pouze jako obecná informace a není náhradou za odbornou konzultaci. Před jakýmkoliv rozhodnutím se vždy poraďte s odborným poradcem (daňový poradce, účetní, advokát).
Tip: Tento článek můžete použít jako podklad pro diskuzi s vaším poradcem. I zkušený odborník nemusí spontánně zmínit všechny možnosti, ale když mu přednesete konkrétní téma nebo otázku, která vás zajímá, rád vám poradí, jak ji řešit ve vaší specifické situaci.