Obchodní proces
Standardní obchodní proces prochází několika fázemi od prvního kontaktu po úhradu. Nejběžnější postup zahrnuje cenovou nabídku, objednávku a fakturu. Každý z těchto dokladů má svůj účel a právní význam.
Ne vždy musí proces zahrnovat všechny fáze. U jednorázových nákupů nebo zavedených vztahů může zákazník objednat přímo bez nabídky. U drobného prodeje se často vystavuje pouze faktura při dodání.
Cenová nabídka
Cenová nabídka je dokument, kterým dodavatel sděluje potenciálnímu zákazníkovi, za jakých podmínek je ochoten dodat zboží nebo službu. Nabídka sama o sobě není závazná, pokud to v ní není výslovně uvedeno.
Co nabídka obsahuje
- Identifikaci dodavatele
- Identifikaci potenciálního zákazníka
- Číslo nabídky a datum vystavení
- Popis nabízeného zboží nebo služby
- Cenu (bez DPH, s DPH, nebo obojí)
- Podmínky dodání (termín, místo, doprava)
- Platební podmínky
- Dobu platnosti nabídky
Doba platnosti je důležitá. Po jejím uplynutí může dodavatel cenu změnit. Pokud doba platnosti není uvedena, nabídka platí po přiměřenou dobu podle povahy obchodu.
Objednávka
Objednávka je závazný požadavek zákazníka na dodání zboží nebo služby. Odesláním objednávky zákazník vyjadřuje vůli uzavřít smlouvu za podmínek uvedených v nabídce nebo v objednávce samotné.
Co objednávka obsahuje
- Identifikaci objednatele
- Identifikaci dodavatele
- Číslo objednávky a datum
- Odkaz na nabídku (pokud existuje)
- Přesný popis požadovaného plnění
- Množství
- Požadovaný termín dodání
- Místo dodání
Smlouva vzniká okamžikem, kdy dodavatel objednávku přijme (§1740–1745 občanského zákoníku). Přijetí může být výslovné (potvrzení objednávky) nebo konkludentní (dodavatel začne plnit).
Faktura
Faktura je doklad o uskutečněné dodávce zboží nebo služby. Vystavuje se po dodání, případně po uhrazení zálohy nebo podle sjednaného fakturačního období. U plátců DPH je faktura daňovým dokladem.
Faktura by měla odpovídat tomu, co bylo objednáno a dodáno. Pokud se skutečné plnění liší od objednávky (například změna množství nebo ceny), mělo by to být se zákazníkem předem dohodnuto.
Návaznost dokladů
Doklady v obchodním procesu by měly na sebe odkazovat pro snadnou dohledatelnost a kontrolu:
- Objednávka odkazuje na číslo nabídky
- Potvrzení objednávky odkazuje na číslo objednávky
- Dodací list odkazuje na objednávku
- Faktura odkazuje na objednávku nebo dodací list
Tato provázanost usnadňuje párování dokladů, kontrolu dodávek a řešení případných reklamací nebo nesrovnalostí.
Praktická rada
U větších zakázek nebo nových zákazníků zvažte vyžádání zálohy před zahájením prací. Můžete vystavit zálohovou fakturu nebo proforma fakturu. Po dodání pak vystavíte vyúčtovací fakturu, kde zálohu odečtete.
Kdy vzniká smlouva
Cenová nabídka je nezávazný návrh, objednávka je závazný požadavek zákazníka. Smlouva vzniká přijetím objednávky. Faktura se vystavuje po dodání plnění. Doklady by měly na sebe vzájemně odkazovat – usnadní to párování a kontrolu.
⚖️ Upozornění
Při tvorbě tohoto článku věnujeme úsilí přesnosti a aktuálnosti informací. Nelze však vyloučit nepřesnosti nebo zastaralé údaje v důsledku změn legislativy.
Pokud si myslíte, že je v textu něco špatně, napište nám. Každý podnět prověříme a případně opravíme.
Důležité: Tento článek slouží pouze jako obecná informace a není náhradou za odbornou konzultaci. Před jakýmkoliv rozhodnutím se vždy poraďte s odborným poradcem (daňový poradce, účetní, advokát).
Tip: Tento článek můžete použít jako podklad pro diskuzi s vaším poradcem. I zkušený odborník nemusí spontánně zmínit všechny možnosti, ale když mu přednesete konkrétní téma nebo otázku, která vás zajímá, rád vám poradí, jak ji řešit ve vaší specifické situaci.