Co je elektronická faktura
Elektronická faktura (e-faktura) je faktura vystavená, odeslaná a přijatá v elektronické podobě. Na rozdíl od PDF skenu papírové faktury jde o doklad, který vznikl a existuje primárně v digitální formě.
E-faktura má stejnou právní platnost jako papírová faktura, pokud splňuje podmínky pro zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu.
Formáty elektronických faktur
PDF faktura
Nejjednodušší forma – faktura ve formátu PDF zaslaná e-mailem. Výhodou je snadné vytvoření a čtení. Nevýhodou je, že data nelze automaticky zpracovat bez OCR.
ISDOC
Český standard pro elektronickou fakturaci. ISDOC je XML formát, který obsahuje strukturovaná data faktury. Umožňuje automatické zpracování v účetních programech.
ISDOCX je rozšíření, které kombinuje ISDOC (data) s PDF (vizuální podoba) v jednom souboru.
EDI
Electronic Data Interchange – přímá výměna dat mezi informačními systémy. Používá se zejména u velkých firem a řetězců pro automatické zpracování velkého objemu dokladů.
Právní platnost e-faktury
Elektronická faktura je plnohodnotný daňový doklad, pokud zajistíte:
- Věrohodnost původu – prokazatelnost, kdo fakturu vystavil
- Neporušenost obsahu – obsah nebyl změněn
- Čitelnost – lze zobrazit v čitelné podobě
Věrohodnost a neporušenost lze zajistit:
- Elektronickým podpisem
- Elektronickou pečetí
- Systémem EDI se zajištěním integrity
- Interními kontrolními postupy
Archivace elektronických faktur
Pro archivaci e-faktur platí stejná pravidla jako pro papírové. Podle §35 zákona č. 235/2004 Sb. o DPH musí plátce uchovávat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Účetní doklady se podle §31 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví uchovávají 5 let po roce, kterého se týkají.
E-faktury musíte archivovat v elektronické podobě, ve které byly vystaveny nebo přijaty. Po celou dobu archivace musí být zajištěna jejich čitelnost, věrohodnost a neporušenost.
Zálohování
Elektronické doklady zálohujte na více místech. Ztráta dat může znamenat problémy při kontrole. Doporučuje se cloudové úložiště s verzováním.
Vytvořte si fakturu online
Potřebujete rychle vystavit fakturu v PDF? Použijte náš generátor jednorázových faktur – zdarma a bez registrace.
⚖️ Upozornění
Při tvorbě tohoto článku věnujeme úsilí přesnosti a aktuálnosti informací. Nelze však vyloučit nepřesnosti nebo zastaralé údaje v důsledku změn legislativy.
Pokud si myslíte, že je v textu něco špatně, napište nám. Každý podnět prověříme a případně opravíme.
Důležité: Tento článek slouží pouze jako obecná informace a není náhradou za odbornou konzultaci. Před jakýmkoliv rozhodnutím se vždy poraďte s odborným poradcem (daňový poradce, účetní, advokát).
Tip: Tento článek můžete použít jako podklad pro diskuzi s vaším poradcem. I zkušený odborník nemusí spontánně zmínit všechny možnosti, ale když mu přednesete konkrétní téma nebo otázku, která vás zajímá, rád vám poradí, jak ji řešit ve vaší specifické situaci.