1. Výklad pojmů
1.1. Provozovatel – Adam Haken, Mostek 227, 544 75 Mostek, IČ: 72907673, DIČ: CZ686166382, Datová schránka: 6s5a336, provozující službu Fakturomat.cz.
1.2. Aplikace – webová aplikace Fakturomat.cz dostupná na adrese app.fakturomat.cz sloužící k vytváření a správě faktur.
1.3. Uživatelský účet – účet fyzické osoby identifikovaný e-mailovou adresou, prostřednictvím kterého se osoba přihlašuje do Aplikace. Jeden Uživatelský účet může mít přístup k více Firemním účtům.
1.4. Firemní účet – účet vázaný na konkrétní IČ (ekonomický subjekt), pod kterým jsou vedena data (faktury, odběratelé, nastavení). Ke Firemnímu účtu může mít přístup více Uživatelských účtů s různými oprávněními.
1.5. Uživatel – fyzická osoba přistupující k Aplikaci prostřednictvím Uživatelského účtu, která je oprávněna jednat jménem příslušného ekonomického subjektu.
1.6. Správce – Uživatel s nejvyšším oprávněním k danému Firemnímu účtu, který může spravovat přístupy ostatních Uživatelů a měnit nastavení Tarifu.
1.7. Tarif – zvolená úroveň služby určující rozsah dostupných funkcí a limitů dle aktuálního ceníku. Tarif je vázán na Firemní účet.
1.8. Smlouva – smluvní vztah mezi Provozovatelem a ekonomickým subjektem (firmou) vzniklý registrací Firemního účtu a souhlasem s těmito Podmínkami.
2. Úvodní ustanovení
2.1. Tyto podmínky provozu (dále jen „Podmínky") upravují práva a povinnosti mezi Provozovatelem a Uživatelem.
2.2. Služba Fakturomat.cz je určena výhradně pro podnikatelské subjekty – osoby samostatně výdělečně činné a právnické osoby s platným podnikatelským oprávněním v České republice. Registrací Uživatel potvrzuje, že je oprávněn jednat jménem daného ekonomického subjektu.
2.3. Smlouva je uzavřena na dobu neurčitou.
3. Popis služby
3.1. Fakturomat.cz je online nástroj pro vytváření a správu faktur, evidenci odběratelů a sledování plateb. Služba zahrnuje zejména:
- a) Vytváření a odesílání faktur
- b) Evidenci odběratelů
- c) Přehled pohledávek a plateb
- d) Export dokladů ve formátu PDF
- e) Další funkce dle zvoleného Tarifu
3.2. Fakturomat.cz není účetní software a neposkytuje účetní ani daňové poradenství. Veškeré výstupy je nutné před použitím pro daňové účely ověřit s daňovým poradcem nebo účetním.
4. Licence a autorská práva
4.1. Aplikace Fakturomat.cz je autorským dílem ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., autorský zákon. Veškerá majetková práva k Aplikaci náleží Provozovateli.
4.2. Registrací získává Uživatel nevýhradní, nepřenosnou licenci k užívání Aplikace v rozsahu stanoveném zvoleným Tarifem a těmito Podmínkami.
4.3. Uživatel není oprávněn Aplikaci kopírovat, upravovat, dekompilovat, provádět zpětnou analýzu (reverse engineering) ani jinak zasahovat do zdrojového kódu.
4.4. Uživatel se zavazuje neprodávat ani jinak neposkytovat Aplikaci třetím osobám bez souhlasu Provozovatele.
5. Registrace a uživatelský účet
5.1. Pro využívání služby je nutná registrace. Uživatel je povinen uvést pravdivé a úplné údaje a tyto údaje udržovat aktuální. Uživatel odpovídá za zabezpečení přístupových údajů ke svému Účtu.
5.2. Každý ekonomický subjekt (IČ) může být v systému registrován pouze jednou. Opakovaná registrace stejného IČ není povolena.
5.3. Provozovatel může požadovat ověření identity Uživatele nebo oprávnění jednat jménem registrované firmy prostřednictvím datové schránky.
5.4. Provozovatel si vyhrazuje právo zrušit Účet, který vykazuje známky zneužití, porušuje tyto Podmínky nebo platné právní předpisy.
6. Povinnosti uživatele
6.1. Uživatel se zavazuje:
- a) Používat službu v souladu s platnými právními předpisy České republiky
- b) Vystavovat faktury pouze za skutečně poskytnuté zboží nebo služby, případně předem na základě objednávky (písemné či ústní)
- c) Uvádět pravdivé údaje na všech vystavených dokladech
- d) Nepoužívat službu k jakékoliv nelegální činnosti
6.2. Uživatel nesmí prostřednictvím služby Fakturomat.cz vystavovat a odesílat nevyžádané faktury – tedy faktury za zboží nebo služby, které příjemce neobjednal, nevyžádal ani neočekává. Porušení tohoto zákazu je považováno za závažné porušení Podmínek a může vést k okamžitému zablokování Účtu bez nároku na vrácení uhrazených poplatků.
6.3. Uživatel je povinen každou vystavenou fakturu zkontrolovat před jejím odesláním. V případě zjištění chyby po odeslání je Uživatel povinen neprodleně kontaktovat příjemce a případně vystavit opravný doklad.
6.4. Provozovatel nenese odpovědnost za soulad vytvořených dokladů s platnými právními předpisy ani za jejich faktickou správnost. Ověření úplnosti, správnosti a bezchybnosti každého dokladu je povinností Uživatele.
6.5. Uživatel je povinen neprodleně nahlásit Provozovateli jakékoliv chyby, bezpečnostní zranitelnosti nebo neočekávané chování systému, na které narazí. Do doby odstranění chyby je Uživatel zavázán mlčenlivostí o povaze a detailech zjištěné chyby a nesmí tyto informace šířit třetím stranám ani je zneužít.
7. Odpovědnost za data a ochrana osobních údajů
7.1. Uživatel prohlašuje, že má zákonný důvod a oprávnění ke shromažďování a zpracování osobních údajů svých odběratelů, které do systému vkládá. Uživatel vystupuje jako správce těchto údajů ve smyslu GDPR.
7.2. Provozovatel zpracovává údaje odběratelů pouze jako zpracovatel na základě pokynů Uživatele a výhradně za účelem poskytování služby.
7.3. Podrobnosti o zpracování osobních údajů, povinnostech správce a zpracovatele a právech subjektů údajů jsou uvedeny v dokumentu Ochrana osobních údajů.
7.4. Služba Fakturomat.cz slouží jako nástroj pro vytváření a správu faktur v průběhu jejich aktivního používání. Nejedná se o archivační službu.
7.5. Uživatel bere na vědomí a souhlasí s tím, že:
- a) Je povinen si faktury a další doklady stahovat a archivovat samostatně
- b) Archivace účetních dokladů po zákonem stanovenou dobu (typicky 10 let) je jeho zákonnou povinností
- c) Provozovatel negarantuje dostupnost dat po zrušení Účtu
7.6. Provozovatel není povinen provádět zálohování dat Uživatele. Uživatel je plně odpovědný za pravidelné zálohování svých dat prostřednictvím exportních funkcí. Provozovatel nenese odpovědnost za ztrátu dat.
8. Platební podmínky a tarify
8.1. Služba je poskytována v několika Tarifech včetně bezplatného dle aktuálního ceníku na stránce Ceník. U placených Tarifů je platba prováděna předem na zvolené období (měsíčně nebo ročně).
8.2. Při přechodu na vyšší Tarif se změny projeví okamžitě. Zbývající hodnota z původního Tarifu se přepočítá na nový Tarif – délka předplatného se úměrně zkrátí dle cenového rozdílu.
8.3. Přechod na nižší Tarif je možný až po uplynutí aktuálního předplaceného období. Do limitů Tarifu (např. počet odběratelů) se započítávají všichni odběratelé včetně deaktivovaných. Pokud aktuální data Uživatele překračují limity nižšího Tarifu, zůstávají existující data plně přístupná, ale vytváření nových záznamů nad limit je zablokováno do doby, než Uživatel přejde na vyšší Tarif.
8.4. Platba za placený Tarif je prováděna předem na základě výzvy k platbě (faktury). Pro zachování nepřerušeného přístupu k placeným funkcím je nutné uhradit platbu před uplynutím aktuálního předplaceného období.
8.5. Po uplynutí uhrazeného období bez provedení další platby je Účet automaticky převeden na bezplatný Tarif. Provozovatel neuhrazené částky nevymáhá – neuhrazení znamená pouze neprodloužení placeného Tarifu.
9. Dostupnost služby
9.1. Provozovatel usiluje o dostupnost služby alespoň 99 % času v rámci kalendářního měsíce, s výjimkou plánované údržby a okolností mimo jeho kontrolu.
9.2. Plánovaná údržba je prováděna přednostně mimo běžnou pracovní dobu. O plánovaných odstávkách delších než 30 minut bude Uživatel informován předem.
9.3. Provozovatel nenese odpovědnost za výpadky způsobené třetími stranami (poskytovatel hostingu, DNS, e-mailové služby, platební brány) ani za výpadky internetového připojení na straně Uživatele.
9.4. V případě výpadku přesahujícího uvedenou dostupnost může Uživatel požádat o prodloužení předplaceného období o dobu odpovídající výpadku. Toto prodloužení je jedinou formou kompenzace; nárok na náhradu škody nevzniká.
9.5. Provozovatel si vyhrazuje právo kdykoliv upravit, rozšířit nebo omezit funkce Aplikace. Změna, omezení nebo ukončení konkrétní funkce či Tarifu není vadou služby a nezakládá nárok na náhradu škody ani vrácení uhrazených plateb.
10. Limity a bezpečnost
10.1. Užívání služby může být limitováno z technických nebo bezpečnostních důvodů. Tyto limity jsou nastaveny výrazně nad rámec běžného používání a slouží k ochraně stability služby pro všechny Uživatele.
10.2. Při překročení stanovených limitů nebo při detekci neobvyklé aktivity může Provozovatel dočasně omezit přístup k Účtu nebo jeho funkcím.
10.3. Služba je určena pro běžné podnikatelské využití. Provozovatel si vyhrazuje právo omezit Účty s neobvykle vysokou aktivitou, která by mohla negativně ovlivnit kvalitu služby pro ostatní Uživatele.
11. Omezení odpovědnosti
11.1. Aplikace je poskytována „tak jak je" (as is). Uživatel bere na vědomí, že žádný software není zcela bezchybný a že Aplikace může obsahovat chyby, nedokonalosti nebo bezpečnostní zranitelnosti.
11.2. Provozovatel nenese odpovědnost za škody vzniklé v souvislosti s užíváním Aplikace, s výjimkou případů, kdy to vylučuje zákon.
11.3. Provozovatel nenese odpovědnost za neplnění povinností způsobené okolnostmi vyšší moci, zejména: přírodní katastrofy, válečné konflikty, kybernetické útoky, výpadky infrastruktury třetích stran, legislativní změny znemožňující poskytování služby.
11.4. Po dobu trvání vyšší moci se pozastavují povinnosti Provozovatele dotčené touto okolností.
11.5. Omezení odpovědnosti dle tohoto článku platí i po zániku smluvního vztahu.
12. Reklamace
12.1. Případné reklamace týkající se funkčnosti služby nebo fakturace je Uživatel povinen uplatnit bez zbytečného odkladu po zjištění vady, nejpozději však do 30 dnů od jejího vzniku.
12.2. Reklamace se uplatňuje e-mailem na adresu info@fakturomat.cz s popisem reklamované skutečnosti a relevantními podklady (screenshot, datum, popis problému).
12.3. Provozovatel vyřídí reklamaci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od jejího obdržení. O výsledku reklamace bude Uživatel informován e-mailem.
13. Komunikace
13.1. Veškerá komunikace mezi Provozovatelem a Uživatelem probíhá elektronicky, zejména prostřednictvím e-mailu.
13.2. Uživatel je povinen udržovat aktuální kontaktní e-mailovou adresu ve svém Účtu. Provozovatel nenese odpovědnost za nedoručení zpráv způsobené neaktuální adresou.
13.3. V případě ztráty přístupu k Účtu (ztráta přístupu k e-mailu, ztráta druhého faktoru ověření apod.), kdy nelze využít standardní postup obnovy, je jedinou možností obnovení přístupu komunikace prostřednictvím datové schránky registrované firmy.
13.4. Uživatel bere na vědomí, že e-mail není zaručeně spolehlivým komunikačním kanálem. Provozovatel nezaručuje doručení e-mailových zpráv odeslaných prostřednictvím Aplikace. Úspěšné odeslání e-mailu z Aplikace neznamená jeho doručení příjemci. Uživatel je povinen ověřit doručení důležitých dokumentů (zejména faktur) u příjemce jiným způsobem. V případě pochybností o doručení doporučujeme využít alternativní způsob předání (osobně, poštou, datovou schránkou). Provozovatel nenese odpovědnost za nedoručení e-mailů způsobené antispamovými filtry, nastavením poštovních serverů třetích stran nebo jinými okolnostmi mimo jeho kontrolu.
13.5. Pro technickou podporu a hlášení problémů slouží e-mail: info@fakturomat.cz
14. Zrušení účtu
14.1. Uživatel může svůj Účet kdykoliv zrušit v nastavení Aplikace. Před zrušením doporučujeme:
- a) Exportovat všechny faktury ve formátu PDF
- b) Exportovat seznam odběratelů
- c) Exportovat přehled výdajů (pokud je využíváte)
14.2. Při zrušení Účtu ze strany Uživatele nevzniká nárok na vrácení již uhrazené částky.
14.3. Provozovatel je oprávněn zrušit Účet Uživatele bez udání důvodu. U bezplatných Tarifů s okamžitou účinností, u placených Tarifů ke konci aktuálního předplaceného období. O zrušení bude Uživatel informován e-mailem.
14.4. Po zrušení Účtu:
- a) 14 dní po zrušení: Data jsou uchována a smazání Účtu lze zrušit kontaktováním podpory
- b) Po uplynutí 14 dní: Databáze firmy bude trvale smazána (faktury, kontakty, nastavení)
- c) Provozní údaje: Identifikační údaje Firemního účtu (IČ, název firmy), kontaktní e-mail a záznamy o aktivitě Účtu uchováváme i po smazání dat Účtu, a to po dobu nezbytnou pro plnění zákonných povinností Provozovatele, ochranu právních nároků a ochranu před zneužitím služby.
14.5. Po zrušení Účtu Provozovatel neposkytuje asistenci s exportem dat. Pokud si Uživatel přeje data uchovat, musí je exportovat před zrušením Účtu.
14.6. Při zrušení nebo zablokování Účtu z důvodu porušení těchto Podmínek nevzniká nárok na vrácení uhrazených plateb.
15. Správa přístupu k účtu
15.1. Účet je vázán na IČ registrované firmy. IČ nelze po registraci změnit. Pro fakturaci z jiného IČ je nutná nová registrace.
15.2. Uživatel s oprávněním správce může v nastavení Aplikace:
- a) Změnit přihlašovací e-mail vlastního uživatelského účtu
- b) Pozvat další uživatele s přístupem k Účtu firmy
- c) Přidělit jinému uživateli oprávnění správce a tím na něj převést správu Účtu
- d) Odebrat přístup jiným uživatelům
15.3. Převod správy Účtu na jiného uživatele se provádí výhradně prostřednictvím nastavení oprávnění v Aplikaci. Provozovatel nezasahuje do správy přístupových práv.
15.4. Uživatel, který převádí správu Účtu, odpovídá za to, že nový správce je oprávněn jednat jménem dané firmy.
16. Cookies
16.1. Aplikace používá pouze technicky nezbytné cookies pro zajištění funkčnosti přihlášení a bezpečnosti (session cookies, autentizační tokeny, CSRF ochrana).
16.2. Tyto cookies jsou nezbytné pro provoz služby a nevyžadují souhlas dle čl. 5 odst. 3 směrnice 2002/58/ES (ePrivacy). Přihlášením do Aplikace uživatel bere na vědomí jejich použití.
16.3. Aplikace nepoužívá analytické, marketingové ani jiné cookies třetích stran.
17. Závěrečná ustanovení
17.1. Tyto Podmínky se řídí právním řádem České republiky. Pro řešení sporů je místně příslušný soud dle sídla Provozovatele.
17.2. Provozovatel si vyhrazuje právo tyto Podmínky kdykoliv změnit. O změnách bude Uživatel informován e-mailem nejméně 30 dní před jejich účinností. Pokud Uživatel se změnami nesouhlasí, může Firemní účet před datem účinnosti zrušit.
17.3. Provozovatel je oprávněn převést práva a povinnosti vyplývající z těchto Podmínek na třetí osobu (zejména nástupnickou společnost) bez souhlasu Uživatele.
17.4. Pokud se jakékoliv ustanovení těchto Podmínek ukáže jako neplatné, neúčinné nebo nevymahatelné, nemá tato skutečnost vliv na platnost a účinnost ostatních ustanovení. Neplatné ustanovení bude nahrazeno ustanovením platným, které svým obsahem a účelem odpovídá původnímu záměru.
17.5. Kontakt pro dotazy ohledně těchto Podmínek: info@fakturomat.cz